引っ越しを機に、駅前のジムを退会した。
ロッカーを空にして、会員カードも返却。
受付でもらった退会手続きの控えは、念のため書類ファイルに入れておいた。
もう使うことはないと思っていた。それから数か月後。
昼休みに、知らない番号から電話がかかってきた。
出ると、聞き覚えのあるジムの受付だった。
「会費が4カ月分、未納になっています」
「会費が4カ月分、未納になっています。お支払いについて確認したくてお電話しました」
一瞬、何を言われているのか分からなかった。
「え？ 私、もう退会していますけど」
電話の向こうで、キーボードを操作する音がした。
「こちらの記録では、現在も会員になっています」
「そんなはずないです。退会届も出しました」
「少々お待ちください」
しばらくしても、答えは変わらなかった。
「システム上では、退会処理が確認できません」
私は戸惑った。確かに手続きした。
受付で書類を書き、会員カードも返した。
そのあと、退会の受付を知らせるメールも届いていた。
それなのに、なぜ継続会員になっているのだろう。
「未納分をお願いします」と言われても
スタッフは続けた。
「現状では会員登録が残っているので、未納分について確認が必要になります」
私は、「退会した記録がこちらにあります」と伝えた。
「店舗でも確認できますか？」
「はい。控えなどがあればお持ちいただけますか」
少し引っかかった。
こちらは退会したつもりなのに、なぜ自分が証明しに行かなければならないのだろう。
ただ、電話口で押し問答をしても進まない。
幸い、以前住んでいた場所へ行く予定があったので、その日に合わせて店舗へ寄ることにした。
「分かりました。退会手続きの控えと、当時届いたメールを持っていきます」
そう伝えて電話を切った。
ファイルを開いて確認した
帰宅して、すぐに書類ファイルを開いた。
退会手続きの日付が入った控え。
受付時にもらった書類。
そして、同じ日に届いていたメール。
件名には、退会手続きを受け付けたことが分かる文言が残っていた。
念のため、メールはスクリーンショットだけでなく、スマートフォンからすぐ表示できるようにしておいた。
さらに、退会後の口座やカードの明細も確認した。
少なくとも私は、退会したものとして生活していた。
書類が残っているのを確認すると、少しだけ落ち着いた。
「この日に退会手続きをしています」
数日後、ジムへ行った。
受付で名前を伝えると、電話の件は引き継がれていたらしい。
スタッフから、「未納の会費についてですが」
と説明が始まりそうになったところで、私は控えを出した。
「その前に、こちらを確認していただけますか」
退会手続きの控えを見せる。
「この日に店舗で退会手続きをしています。会員カードもそのとき返却しました」
続けて、スマートフォンで当時のメールを表示した。
「こちらが同じ日に届いたメールです」
スタッフは書類と画面を見比べた。
「少々お待ちください」
そう言って、奥へ確認に行った。
しばらくして、責任者らしいスタッフが出てきた。
「店舗側の処理を確認します」
責任者は控えを確認したあと、端末を操作した。
何度か画面を見比べてから、
「お待たせして申し訳ありません」
と頭を下げた。
「お客様が退会手続きをされた記録はこちらでも確認できました。一方で、会員情報の更新が正しく完了していなかったようです」
私は聞いた。
「では、4カ月分の請求はどうなりますか？」
「今回については、退会手続きをされた日付を基準に訂正します。退会後の期間について請求することはありません」
そこでようやく肩の力が抜けた。
原因についても尋ねたが、
「当時の処理状況をもう少し確認します」
という説明にとどまった。
誰が何を間違えたのかまで、私にとって重要ではなかった。
必要なのは、「退会していること」と、「請求が残らないこと」を確実にすることだった。
「記録に残る形でもらえますか」
私はもう一つお願いした。
「退会日と、今回の請求が取り消されることを、メールか書面で残していただけますか？」
責任者は、「承知しました」と答えた。
その場で確認内容を書いた書面を用意してもらい、後ほど登録しているメールアドレスにも同じ内容を送ると言われた。
書面には、退会日と、退会後の会費を請求しないことが記載されていた。
私は日付と内容を確認して受け取った。
念のため、「今後また請求の連絡が来る可能性はありませんか？」とも聞いた。
責任者は端末を確認し、
「現在の会員情報は退会済みに訂正しています」
と説明した。
私は、「分かりました。ありがとうございます」と答えた。
帰宅後、もう一度確認した
帰宅すると、約束どおりジムからメールが届いていた。
退会日の訂正。
請求の取り消し。
会員情報を修正したこと。
内容を確認し、以前の退会控えと同じフォルダに保存した。
紙の書面も、元の控えの隣に入れた。
これでもう終わりだろう。
そう思ったが、念のため翌月までは口座やカードの明細も確認することにした。
実際、余計な請求は発生しなかった。
捨てなくてよかった一枚
今回、一番助かったのは、特別な知識ではなかった。
ただ、退会したときの控えを捨てずに残していたことだった。
もし何も残っていなかったら、
「私は確かに退会しました」という記憶と、
「こちらには記録がありません」
という店側の記録だけで話をしなければならなかった。
もちろん、控えがなくても店舗側で調査できることはあるだろう。
それでも、日付の入った書類やメールが手元にあるだけで、確認はずっとしやすかった。
それ以来、ジムに限らず、定期契約を解約したときは、
退会日や解約日が分かるメール。
受付番号。
手続き完了画面。
こうしたものをしばらく残しておくようになった。
ほんの一枚の控えでも、必要になるのは手続きしたその日とは限らない。
数か月後に突然、「契約が続いています」と言われることもある。
あの日、何となくファイルへ入れておいた自分に、少しだけ感謝した。
さいごに
ジムや定額サービスなどを解約したとき、「手続きしたから終わり」と思ってしまいがちです。
でも、受付メールや解約日が分かる画面、書面などを残しておけば、あとから契約状況について食い違いが起きたときに確認しやすくなります。
また、トラブルが解決したあとも、「いつ解約したのか」「請求は取り消されたのか」を記録に残る形で確認しておくと安心です。
あなたは定額サービスを解約したあと、完了メールや控えをどのくらい残していますか？
※本記事は、実際の体験談をもとに作成しています。取材対象者の個人が特定されないよう固有名詞などに変更を加えながら構成しています。
※本コンテンツ内の画像は、生成AIを利用して作成しています。
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